Conformément à la loi, une entreprise est tenue de conserver tous documents liés à l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Bien sûr, cela varie selon la nature du document en question.
Documents civils et commerciaux :
Les documents tels que les relevés bancaires, talons de chèque, documents relatifs aux transports de marchandises, contrat et correspondances commerciales sont à conserver pendant 5 ans. Cependant, il y a une exception pour les contrats signés par voie électronique qui doivent être gardés pendant 10 ans. Concernant les documents liés à la propriété intellectuelle (brevet, marque…) le délai est de 5 ans après la fin de la protection et pour les dossiers d’avocats, la conservation est de 5 ans à partir de la fin du mandat.
Documents comptables :
Les documents comptables, toutes pièces confondues, doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Documents fiscaux :
Pour les documents fiscaux, un délai de 6 ans est exigé, que ce soit pour les impôts (IR et IS), impôts directs locaux, cotisations foncières et taxes sur le chiffre d’affaires, etc.
Documents sociaux :
Les documents relatifs aux statuts d’une société ou d’une association nécessitent d’être gardés 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS). Les registres de titres nominatifs, de mouvements de titres, d’ordre de mouvement, des procès-verbaux d’assemblée et de conseils d’administration sont à conserver 5 ans à partir de la fin de leur utilisation. Concernant les feuilles de présence et pouvoirs, les rapports du gérant, les rapports des commissaires aux comptes, les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, leur conservation est de 3 ans. Le registre unique du personnel est quant à lui à conserver pendant 5 ans à partir du départ du salarié. Pour les documents tels que les bulletins de paie (papier ou électronique), les contrats de travail, les indemnités, les soldes de tous compte, les régimes de retraite, le délai de conservation est de 5 ans. Par conséquent, les documents de l’inspection du travail et ceux relatifs aux accidents de travail sont aussi soumis à une durée de conservation de 5 ans.
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