A compter du 1er janvier 2014, tout contribuable soumis à l’obligation de tenir et de présenter des documents comptables, qui tient sa comptabilité de façon informatisée, est tenu de fournir à l’administration en cas de contrôle fiscal une copie des fichiers des écritures comptables sous format dématérialisé.
Qui est concerné ?
Les entreprises relevant de l’impôt sociétés
Les entreprises relevant du régime BIC : artisans, commerçants, industriels
Les professionnels libéraux relevant du régime BNC
Les agriculteurs relevant du régime des BA
Quel fichier remettre ?
L’entreprise peut :
remettre au vérificateur une copie des fichiers des écritures comptables sur CDrom
lui permettre de copier les fichiers sur un autre support (une clé USB par exemple)
Le fichier des écritures comptables doit comprendre exclusivement les écritures liées à la comptabilité générale. Il est créé à partir d'une exportation depuis le logiciel comptable, au choix du contribuable sous forme de :
fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée remplissant certains critères techniques
fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD.
Le fichier doit être remis au vérificateur, au plus tard lors du 2ème rendez-vous.
Le fichier des écritures comptables sera obligatoirement composé de 18 à 22 champs de données (en fonction de la catégorie dans laquelle est imposé le contribuable). Les champs devront être présentés dans l'ordre prévu par l'arrêté. Par ailleurs, le codage devra répondre à certaines exigences (format de date, caractères utilisés, cadrage des zones alphanumériques...) : arrêté du 29 juillet 2013 publié au JO le 1er août 2013.
Il devra comprendre toutes les écritures comptables enregistrées au cours de l'exercice, à savoir :
toutes les écritures d'enregistrement du bilan d'ouverture
toutes les écritures d'inventaire (écritures d'amortissement, écritures de dépréciation, écritures de cession des immobilisations, écritures de stocks, écritures de provision, opérations de régularisation).
En application du principe comptable de permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables, l'administration précise que les écritures de centralisation devront être écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé.
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Quel traitement de la part de l’administration ?
L’administration est autorisée à pratiquer des opérations simples sur les données recueillies (tri, classement, calculs permettant de s’assurer d’une cohérence globale).
Les agents de l’administration doivent indiquer au contribuable par écrit la nature des traitements souhaités.
Le contribuable indique, également par écrit, son choix parmi les 3 options suivantes :
les agents de l’administration peuvent effectuer la vérification sur le matériel utilisé par l’entreprise
l’entreprise peut effectuer elle-même tout ou partie des traitements informatiques nécessaires à la vérification. Dans ce cas, l’administration précise par écrit les travaux à réaliser ainsi que le délai accordé pour les effectuer. Les résultats des traitements sont remis sous forme dématérialisée.
l’entreprise peut demander que le contrôle ne soit pas effectué sur son matériel. Elle met à la disposition de l’administration les copies des documents, données et traitements soumis à contrôle.
L’entreprise doit être informée des nom et adresse administrative des agents par qui ou sous le contrôle desquels les opérations sont réalisées.
L’administration doit restituer les copies de fichiers avant la mise en recouvrement et ne peut en conserver aucun double.
Quelles obligations de conservation et de stockage ?
Pour les opérations réalisées depuis le 1er janvier 2013, doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération figurant sur ces documents :
les informations, documents, données, traitements informatiques ou système d'information constitutifs des contrôles mis en place par l'entreprise
la documentation décrivant leurs modalités de réalisation.
Lorsqu’ils sont établis ou reçus sur support informatique, les documents comptables (livres, registres, documents ou pièces auxquels l’administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations et des comptabilités) doivent être conservés sur support informatique pendant au moins 3 ans.
À l’issue de ce délai, et jusqu’à l’expiration du délai général de 6 ans, les documents sont conservés sur tout support, au choix du contribuable.
Les contribuables doivent conserver :
d’une part, les documents comptables et les pièces justificatives
d’autre part, les données élémentaires, les traitements et la documentation.
À cette fin, l’entreprise doit respecter une procédure d’archivage.
Quelles sanctions en cas de refus de transmission des fichiers ?
Si le contribuable refuse de fournir à l'administration fiscale les fichiers dématérialisés de sa comptabilité, les bases d'imposition peuvent être évaluées d'office, pour opposition à contrôle fiscal.
Par ailleurs, le contribuable récalcitrant est passible d'une amende égale :
en l'absence de rehaussement, à 5 ‰ du chiffre d'affaires déclaré par exercice soumis à contrôle ou à 5 ‰ du montant des recettes brutes déclaré par année soumise à contrôle ;
en cas de rehaussement, à 5 ‰ du chiffre d'affaires rehaussé par exercice soumis à contrôle ou à 5 ‰ du montant des recettes brutes rehaussé par année soumise à contrôle ;
à 1 500 € lorsque le montant de l'amende évoquée ci-dessus est inférieur à cette somme.
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